Introducción a los
objetos de base de datos
Esta página necesita la versión 11.2.0 de Flash o superior. |
¿Se atreve?
Access proporciona seis
objetos de base de datos que, cuando se combinan, permiten aprovechar al máximo
los datos. Obtenga información sobre la función que desempeña cada objeto.
Tablas
Access organiza la
información en tablas: listas de filas y columnas que recuerdan a una hoja de
cálculo o a los libros de contabilidad. Cada tabla almacena información sobre
un asunto específico, por lo que la mayoría de las bases de datos incluyen más
de una tabla.
Cada una de las filas de
la tabla se denomina registro, y cada columna se denomina campo.
Un registro contiene toda la información específica de una entidad determinada,
como un cliente o un pedido. Un campo es un elemento único de información sobre
esa entidad. En la tabla de productos, por ejemplo, cada fila o registro
contiene la información de un producto. Cada columna o campo contiene algún
tipo de información sobre el producto, como su nombre o el precio. Si aún no
está familiarizado con las bases de datos, obtenga información sobre los conceptos básicos.
Consultas
En una base de datos bien
diseñada, los datos que se quieren presentar mediante un formulario o informe
suelen encontrarse en varias tablas. Para extraer la información de varias
tablas y ensamblarla para su presentación en un formulario o informe, hay que
usar una consulta.
Una consulta puede
utilizarse para solicitar resultados de la base de datos, para realizar una
acción en los datos, o para ambos propósitos. Use las consultas para obtener
respuestas a preguntas sencillas, realizar cálculos con los datos o combinar
datos de diferentes tablas, así como para agregar, cambiar o eliminar datos de
una base de datos.
Existen muchos tipos de
consultas, pero los dos tipos básicos son:
|
Principales tipos
de consulta |
Usar |
|
Seleccionar |
Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos. |
|
Acción |
Agregar, cambiar o
eliminar datos. Cada tarea tiene un tipo específico de consulta de acciones.
Las consultas de acciones no están disponibles en las aplicaciones web de
Access. |
Formularios
Los formularios son como
los expositores de las tiendas: facilitan la visualización y la obtención de
los elementos de la base de datos. Al igual que los formularios en papel, los
formularios de Access son objetos en los que se pueden agregar, editar o
mostrar los datos almacenados en la base de datos de escritorio de Access. Es
importante diseñar el formulario teniendo en mente el uso que se le va a dar.
Por ejemplo, si es para varios usuarios, un formulario bien diseñado contribuye
a que la entrada de datos sea precisa, rápida y eficaz.
Informes
Los informes constituyen
un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de
datos de Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de
teléfono de todos los contactos o un informe resumido del total de ventas en
distintas regiones y períodos de tiempo.
Los informes son útiles
cuando se desea presentar la información de la base de datos para:
- Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
- Archivar instantáneas de los datos.
- Aportar detalles sobre un registro concreto.
- Crear etiquetas.
Macros
Una macro es una
herramienta que permite automatizar tareas y agregar funcionalidad a los
formularios, informes y controles. Por ejemplo, si agrega un botón de comando a
un formulario y asocia el evento AlHacerClic del
botón a una macro, cada vez que haga clic en el botón, se realizará un comando.
Access proporciona un
entorno de diseño para ayudarle a crear macros. Básicamente, se usa lenguaje de
programación simplificado para compilar una lista de acciones que se van a
realizar. Algunas acciones requieren información adicional, como los campos de
relleno. El entorno de diseño facilita la creación de las macros, dado que
permite seleccionar en listas de acciones y rellenar información.
Las macros se usan para,
por ejemplo, automatizar una serie de acciones o modificar los datos de una
base de datos. A través de la vista Diseño, las macros proporcionan un subconjunto
de los comandos que están disponibles en Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
A la mayoría de los usuarios les resulta más fácil crear una macro para agregar
funcionalidad a los formularios, informes y controles, que escribir el código
VBA. No obstante, existe la posibilidad de convertir las macros a VBA desde la
vista Diseño.
Suponga que desea abrir
un informe directamente desde uno de los formularios de entrada de datos.
Agregue un botón al formulario y luego cree una macro que abra el informe. La
macro puede ser independiente (un objeto aparte en la base de datos) y estar
enlazada al evento AlHacerClic del botón, o bien
puede insertarse directamente en el evento AlHacerClic
del propio botón. En ambos casos, al hacer clic en el botón, la macro se ejecuta
y abre el informe.
Módulos
Los módulos son código de
VBA que se escriben para automatizar tareas en la aplicación y para realizar
funciones más complejas. Los módulos se escriben en el lenguaje de programación
de VBA. Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan juntos como una unidad.