Introducción a las relaciones de tabla

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¿Se atreve?

El poder de una base de datos relacional reside en la combinación de datos entre tablas. Para ello, primero debe establecer relaciones entre las tablas. A continuación, haga que Access combine datos de consultas, formularios e informes.

Para ver todas las relaciones existentes definidas para una base de datos, abra una plantilla de Access, vaya a la pestaña Herramientas de base de datos y, a continuación, seleccione Relaciones.

Nota: Si abre una base de datos en blanco o no ha definido ninguna relación entre tablas, Access le pedirá que agregue una tabla o consulta. Antes de agregar una relación, necesita al menos dos tablas. Lo ideal es crear todas las tablas en primer lugar. Para obtener más información, consulte Crear relaciones con el Asistente para búsquedas y Crear relaciones con el panel relaciones.

Descripción de la vista Relaciones

Las líneas en la vista Relaciones indican las conexiones entre las tablas. En la siguiente imagen, la tabla a la izquierda es la tabla primaria. La tabla a la derecha es la tabla secundaria. La línea entre ellas conecta los campos (en este caso, Id. de pedido e Id. de producto) usados para emparejar los datos.

Las líneas y los símbolos muestran cómo se relacionan las tablas:

• Una línea de conexión gruesa significa que exige integridad referencial de datos. Eso es bueno. Mantiene sus datos sincronizados.
• En la ilustración, el número 1 indica que puede haber un único registro coincidente en esa tabla. En la tabla pedidos que se muestra aquí, un único registro coincide con cada pedido.
• El símbolo ∞ indica que muchos de los registros pueden incluir la misma Id. En la tabla Detalles de pedido que se muestra aquí, puede aparecer un pedido (indicado con su Id. de pedido) varias veces porque el mismo pedido puede incluir varios productos.

Tipos de relaciones entre tablas

Existen tres tipos de relaciones entre tablas:

• Uno a uno. Cuando cada elemento de cada tabla solo aparece una vez. Por ejemplo, cada empleado puede tener solo un coche de la empresa a su disposición. Para obtener más información, vea Crear relaciones uno a uno.
• Uno a varios. Cuando un elemento en una tabla puede tener una relación con varios elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido de compra puede incluir varios productos.
• Varios a varios. Cuando uno o más elementos en una tabla puede tener una relación con uno o más elementos de otra tabla. Por ejemplo, cada pedido puede tener varios productos, y cada producto puede aparecer en varios pedidos. Para más información, vea Crear relaciones de varios a varios.

Relaciones uno a varios

Una de las relaciones más comunes entre tablas en las bases de datos bien diseñadas es la relación de uno a varios.

Normalmente, las relaciones entre tablas dependen de la clave principal de una de las tablas. Recuerde que la clave principal es un identificador único (a menudo numérico) para cada registro. Para mostrar que la información de dos tablas diferentes está relacionada, suele crear una relación con la clave principal de una de ellas.

En la relación que se muestra aquí, por ejemplo, todas las personas de la tabla Contactos tienen un identificador, que es la clave principal (indicada por el símbolo junto a ella). Esa Id. también aparece en el campo Propietario de la tabla Activos. Para enviar un correo a la persona asociada a un activo, obtenga el valor del campo Dirección de correo electrónico. Para ello, busque el valor en el campo Propietario de la tabla Activos y busque esa Id. en la tabla Contactos. El número 1 en un extremo de la línea de conexión y el símbolo ∞ en el otro extremo, indican que se trata de una relación uno a varios, de modo que un contacto puede estar asociado con varios activos.

Modificar una relación

Si va a modificar una base de datos existente, o si ha creado la base de datos desde una plantilla, puede editar las relaciones existentes para satisfacer sus necesidades.

Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

2. Seleccione la línea que conecta dos tablas relacionadas.

Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

3. En la pestaña Diseño, seleccione Modificar relaciones.

Tabla/Consulta es la tabla principal a la izquierda (en este ejemplo, Clientes).

Tabla/Consulta relacionada es la tabla secundaria (en este ejemplo, Pedidos).

Incluso si las tablas no aparecen en este orden en la vista Relaciones, su ubicación en el cuadro de diálogo indica la dirección de la línea que las conecta y la relación. Esto es importante si, por ejemplo, se trata de una relación uno a varios, ya que indica que la tabla a la izquierda es la relación de uno (la tabla principal) y la tabla a la derecha es la de varios (la tabla secundaria).

4. Para cambiar los campos que conectan las tablas, seleccione un campo diferente debajo de cada tabla que se muestra. En este ejemplo, el campo de identificador de la tabla Clientes se conecta al campo Id. de cliente en la tabla Pedidos.

5. Cambie la forma en que Access sincroniza los datos entre las tablas.

Exigir integridad referencial	Para evitar datos no válidos y mantener la sincronización de las referencias a través de relaciones de tabla, seleccione esta opción. Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a uno entre las tablas Empleados y Prestaciones. Si un empleado deja la compañía y lo quita de la tabla Empleados, también se quita el registro su registro relacionado en la tabla Prestaciones. A veces, exigir integridad referencial no tiene sentido. Por ejemplo, supongamos que tiene una relación uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos. Elimina un transportista que está asignado a pedidos de la tabla de Pedidos. Esos pedidos se vuelven huérfanos porque aún contienen la Id. del transportista, pero ya no es válida porque el registro al que hace referencia ya no existe.
Actualizar en cascada los campos relacionados	Para asegurarse de que los datos en los campos relacionados se actualizan en todas las tablas relacionadas, seleccione esta opción. Por ejemplo, suponga que desea cambiar el Id. de un transportista. Si establece esta opción, el identificador de transportista se actualizará, no solo en la tabla Transportista, sino también en cualquier otra que esté conectada a ella y que incluyan la Id. de ese transportista, como la tabla Pedidos.
Eliminar en cascada los registros relacionados	La decisión de seleccionar esta opción depende de si necesita conservar los registros en algunas tablas, aunque se eliminen en otras. Por ejemplo, supongamos que elimina un transportista. Si se selecciona esta opción, Access elimina todos los registros de todas las tablas que hacen referencia a ese identificador de transportista, incluidos todos los pedidos (en la tabla Pedidos) que haya enviado. Seleccione esta opción solo si está seguro de que querer que se elimine su historial de pedidos.

6. Para cambiar la relación entre las tablas de una combinación interna en una combinación externa, seleccione el botón Tipo de combinación. Para obtener más información, vea Crear consultas con combinaciones externas.

Eliminar una relación de tabla

Nota: Si las tablas en las que desea trabajar están en uso, primero debe cerrarlas, junto con los objetos abiertos que las usan.

Para quitar una relación de tablas:

1. Seleccione Herramientas de base de datos > Relaciones.

2. Seleccione la línea que conecta las dos tablas relacionadas.

Sugerencia: Si no ve la relación que quiere, en la pestaña Diseño, en el grupo Relaciones, seleccione Todas las relaciones.

3. Presione la tecla Suprimir. Si se le pide que compruebe si quiere eliminar la relación, seleccione Sí.

Nota: Cuando se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si procede. Como resultado, Access ya no impide cambios que provocan registros huérfanos en el lado varios de una relación uno a varios.